Review Projektportfolioplanung 
– Es war nicht alles schlecht, oder?

Ein sauber geplantes Projektportfolio schafft eine Balance zwischen strategischer Relevanz, operativer Machbarkeit und effizientem Ressourceneinsatz, während es gleichzeitig auf Flexibilität setzt.

Gelebte Praxis: Der Planungs-Blues

Die Projektportfolioplanung ist somit ein elementarer Baustein, um strategisch notwendiger Weiterentwicklung in den Häusern Raum und Ressourcen zu verschaffen. Dass das nicht immer gut gelingt, ist ein offenes Geheimnis: Unklare inhaltliche Vorgaben, parallellaufende Budgetierungsprozesse, schwierige Diskussionen zur Relevanz von Projektideen, Intransparenz zur Ressourcen- und Skill-Lage, U-Boote auf den letzten Metern, Nachläufer, …

Blick nach vorne: Stellhebel für gelungene Projektportfolioplanung

Dabei fließen doch viel Zeit und Mühe in den Prozess – von allen Beteiligten. Diese sollten sich auf sieben klare Stellhebel fokussieren:

• Prozess: Klare Timeline mit verbindlich definierten und kommunizierten Planungsinhalten, Regeln und Ablaufpunkten
• Strategieverzahnung: Klare Vorgaben aus der Strategie im Sinne von priorisierten Schwerpunkten und eindeutige Zuordnung der Portfolioinhalte zu den strategischen Rahmenbedingungen
• Priorisierung: Nachvollziehbare und pragmatische Rangreihenfolge statt „jeder gegen jeden“-Ansatz
• Budget: Verlässliche Budgetinformationen als finanzieller Rahmen für das Projektportfolio
• Machbarkeit: Verlässliche Transparenz über Ressourcenverfügbarkeiten und insbesondere über Engpässe sowie relevante Gegenmaßnahmen
• Toolsupport: Leistungsfähige und funktionale Unterstützung bei der Durchführung und Konsolidierung der Planungsinhalte
• Entscheidungsfindung: Verbindliche Verabschiedung eines Portfolios ohne „Übersteuern“ und nachträglicher Eskalation außerhalb des Entscheidungsgremiums

Zurück in die Zukunft: Review mit klarem Fokus auf Weiterentwicklung

„Vorbei ist vorbei“ ist aus unserer Sicht der falsche Umgang mit der zurückliegenden Phase. Wir schlagen Ihnen vielmehr vor, in einem strukturierten Ablauf Ihre Erfahrungen zu sammeln, auszuwerten und mit der Marktsicht zu balancieren: Blick zurück, um konstruktiv an den Druckpunkten zu arbeiten.

Gemeinsam mit Ihnen arbeiten wir uns durch die zurückliegende Projektportfolioplanung. Wir diskutieren Ihre individuellen Erfahrungen, bewerten diese und stellen sie in einen Problem- und Lösungskontext, den wir in unseren umfangreichen Projekterfahrungen gesammelt haben. Von groß und international bis klein und regional kennen wir die Ansprüche und Erfordernisse – was wünschenswert ist und was wirklich funktioniert!

Das Projektportfolio ist vor allem eins: das Medium zur Strategieumsetzung. Insofern liegt hierauf ein besonderer Fokus im Rahmen unseres Reviews. Die saubere Verzahnung der Inhalte des Portfolios mit der Strategie vorneweg ist entscheidend, um sich langwierige Priorisierungsdiskussionen zu ersparen. Eher operativ gelagerte Schwächen unvollständiger oder qualitativ unzureichender Informationen im Laufe des Planungsprozesses sind häufig Ausdruck fehlender Auskunftsfähigkeit der Organisation (insbes. im Hinblick auf Ressourcen). Sammeln, konsolidieren, analysieren und aufbereiten – all das will letztlich natürlich auch mit der richtigen Professionalität passieren. Wir behalten hier die Aufwandstreiber im Blick und haben pragmatische Lösungsansätze parat.

Sie haben sich viel zu erzählen und wir Ihnen natürlich auch. Ihre Zeit aber ist kostbar – und bei aller Bedeutung des Themas ist bei vielen Akteuren „Prio 1“ nun auch wieder anders gesetzt. Wir halten unser Review deshalb kurz und kompakt. Fachlichen Sachverstand bündeln wir mit der gebotenen Moderationskompetenz, um auch schwierige Themen ganz offen und konstruktiv zur Sprache bringen zu können.

Ziehen Sie wertvolle Erkenntnisse aus der vergangenen Planung und lassen Sie uns gemeinsam feststellen, was jetzt schon gut läuft und wo nachjustiert werden kann und muss. Die Idee dazu haben wir in einer Kurzunterlage zusammengestellt. Sprechen Sie uns an für einen Tag, der Sie wirklich weiterbringt!