Mit Shared Services Potenziale in Organisation und Prozessen ausschöpfen

Shared Services 2.0 – Potenziale in Organisation und Prozessen ausschöpfen

Die Gründe für die Implementierung von Shared Services sind vielfältig und variieren je nach Ausgangslage. CFOs sehen sich häufig mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert: Administrative Aufgaben werden oft an verschiedenen Standorten und in unterschiedlichen Abteilungen durchgeführt, was zu ineffizienten Kostenstrukturen führt. Hohe Kosten (z. B. über 1 % des Umsatzes in Finanzfunktionen) sowie mangelnde Automatisierung belasten viele Unternehmen. Zudem behindert eine fehlende Einheitlichkeit in Prozessen und Technologien die Effizienz.

Um das volle Potenzial von Shared Services auszuschöpfen, sollte der Fokus nicht ausschließlich auf den Finanzbereich gelegt werden. Besonders im gehobenen Mittelstand ist es zielführend, einen möglichst breiten Scope zu definieren und Funktionen wie HR, IT, Recht, Einkauf und allgemeine Services in die Machbarkeitsprüfung einzubeziehen.

Nach der Implementierung bieten Shared Services eine Reihe von Vorteilen entlang fünf zentraler Dimensionen:

• Mitarbeiterentwicklung: Die Zusammenlegung von Personen mit ähnlichen Rollen und Fähigkeiten fördert die Spezialisierung des Know-hows und bietet bessere Entwicklungsmöglichkeiten mit klar definierten Karrierepfaden.
• Qualitätsverbesserung: Der Aufbau von zentralem Prozess-Know-how verbessert die Servicequalität und steigert somit die interne Kundenzufriedenheit.
• Kostenreduktion: Durch Skaleneffekte können die Betriebskosten in Finanz- und Verwaltungsbereichen erheblich gesenkt werden.
• Digitalisierung: Shared Services unterstützen die digitale Transformation Ihres Unternehmens, zum Beispiel durch die zentrale Einführung von Softwarelösungen.
• Schnelligkeit: Standardisierte und automatisierte Prozesse ermöglichen schnellere Abläufe.

Lohnt sich für mich die Einführung von Shared Services?

Erfahrungsberichte zeigen, dass die Implementierung von Shared Services Einsparungen von über 40 % in administrativen Bereichen und eine erhebliche Reduzierung des manuellen Aufwands ermöglicht. Zudem führt die Professionalisierung der administrativen Bereiche typischerweise zu einer signifikanten Erhöhung der internen Kundenzufriedenheit.

Shared Services bieten somit großes Potenzial, um Verwaltungsprozesse zu standardisieren, zu bündeln und zu digitalisieren. Unsere toolgestützte Machbarkeitsprüfung liefert bereits nach 1 bis 2 Wochen belastbare Ergebnisse hinsichtlich der Potenziale von Shared Services für Ihr Unternehmen.